‘Comenzó la era de ‘cero papel’ en la administración pública del país

Toda comunicación con el Estado ahora será digital: Fernando Grillo, director de Función Pública.

Fernando Grillo, director administrativo de Función Pública.Foto:

La administración pública ingresa al mundo digital. Todos los trámites ante el Estado, para cualquier tipo de diligencias, pagos, consultas, se harán en adelante digitalmente.

El director administrativo de la Función Pública, Fernando Antonio Grillo, fue el funcionario encargado de elaborar, con un inmenso grupo de expertos, las normas que entran en vigor desde mañana y que se expidieron en uso de facultades extras que el Congreso otorgó al Gobierno, para la eliminación y simplificación de trámites en la administración pública, y que, precisamente, vencen hoy domingo.

Grillo resume la misión del decreto ley 2106 del 22 de noviembre del 2019 así: “Llegó la hora cero del papel, porque toda comunicación con el Estado será digital”. El mismo funcionario afirma que con las nuevas normas el ciudadano deja de ser “mensajero del Estado”. Grillo fue director de Función Pública, bajo el gobierno del expresidente Álvaro Uribe. En el siguiente diálogo revela varias de las reformas que entran en vigor.

En Colombia existen 2.900 trámites, pero en la práctica son 68.000 trámites de 6.200 entidades públicas, y esto ha provocado una situación crítica. Este es un país que expide siete normas al día. Eso es absolutamente ingobernable.‘Están claras las facultades de Procuraduría ante elegidos por voto’Duque llama a ‘conversación nacional’ para impulsar reformasEstos son los productos financieros que no tendrán costo para clientes

El director administrativo de la Función Pública, Fernando Antonio Grillo, fue el funcionario encargado de elaborar, con un inmenso grupo de expertos, las normas que entran en vigor desde mañana y que se expidieron en uso de facultades extras que el Congreso otorgó al Gobierno, para la eliminación y simplificación de trámites en la administración pública, y que, precisamente, vencen hoy domingo.

Grillo resume la misión del decreto ley 2106 del 22 de noviembre del 2019 así: “Llegó la hora cero del papel, porque toda comunicación con el Estado será digital”. El mismo funcionario afirma que con las nuevas normas el ciudadano deja de ser “mensajero del Estado”. Grillo fue director de Función Pública, bajo el gobierno del expresidente Álvaro Uribe. En el siguiente diálogo revela varias de las reformas que entran en vigor.

En Colombia existen 2.900 trámites, pero en la práctica son 68.000 trámites de 6.200 entidades públicas, y esto ha provocado una situación crítica. Este es un país que expide siete normas al día. Eso es absolutamente ingobernable.

¿Entonces qué se pretende hacer?

Con el decreto ley que firmó el viernes el presidente Duque, se racionalizan los trámites y procedimientos en la administración pública. En Colombia hay 6.200 entidades del Estado, hay un 1’200.000 empleados públicos y hay, como le dije, 68.000 trámites. Eso hay que limitarlo y hacerlo racional.

¿Cómo es eso de que diariamente se expiden siete normas de trámites?

Sí. En el país se expiden siete normas al día, entre decretos, actos administrativos de asambleas, de concejos y leyes del Congreso de la República; eso es absolutamente inmanejable. Más de 6.000 entidades del orden territorial expiden normas sin tener autorización legal. Lo que estamos haciendo es contener este desborde administrativo en materia de trámites.

Pero ¿cómo lo harán ustedes si están obligados a acatar leyes, decretos, ordenanzas y acuerdos?

Función Pública, que es la entidad que se encarga de la política administrativa en materia de simplificación de trámites, hoy cuenta con un instrumento que se llama Sistema Único de Información de Trámites (Suit), que hará muy difícil crear un trámite nuevo. Si se llega a crear, evaluaremos cuál es el impacto para el ciudadano. Si no es necesario, se objetará; y si lo es, se ordenará que sea digital. El objetivo fundamental del decreto es hacer más fácil la vida al ciudadano y eliminar barreras de acceso a la administración.

¿Y cómo se hará ese control?

Con las bases de datos, y como ahora todos los trámites tendrán que estar inscritos en el sistema de información, no se podrá crear ningún trámite que no controle el Estado central y que no tenga autorización legal.

El decreto ordena la eliminación de trámites que no son necesarios, ¿como cuáles?

Hay muchos trámites en la administración pública que dificultan la vida de los colombianos. Por ejemplo, vamos a implantar la escritura electrónica; en este país solamente se podía hacer una escritura por firma caligráfica, eso no se modificaba hace 50 años. Ahora se podrán adelantar las actuaciones ante notarios a través de los medios digitales y de esta forma se evitarán las colas y desplazamientos. Hoy, si usted quiere vender su apartamento, tiene que ir a una notaría, en adelante lo podrá hacer por medios electrónicos conectado a la notaría. Y se posibilita la firma digital para ese tipo de documentos en la administración pública; esa es una reforma absolutamente novedosa.

¿Y cuando se trata de pagos de obligaciones con el Estado?

Usted podrá pagar electrónicamente en todas las entidades de la administración pública; todas deben tener canales digitales y estar interconectadas.

¿Todos los servicios públicos se pagarán digitalmente?

Sí. Habrá pago digital de los servicios públicos, de las facturas, de los procedimientos, de los pasaportes. En todas las instituciones donde el Estado cobre un servicio tiene que posibilitarse el pago electrónico.

Pero ¿todos estos cambios son inmediatos o para el futuro?

El decreto dice que a partir de la fecha, las entidades del Estado tienen que posibilitar una vía de canales electrónicos de pago. Entraría en vigor inmediatamente para las que ya cuentan con dichos medios, y aquellas que no los tengan deberán adelantar gestiones para adoptarlos. Absolutamente todo pago a la administración pública, servicios, multas, pasaporte, deberá ser electrónico.

¿Y qué ocurrirá con las instituciones que no se digitalicen?

El Ministerio TIC y la Agencia Nacional Digital lideran las acciones para que se logre la transformación digital en todas las entidades del Estado. Una vez se implementen estos mecanismos digitales serán de obligatorio uso.

El decreto crea el Portal Único del Estado Colombiano. ¿Qué es?

Hay muchas páginas de internet de entidades públicas. Vamos a tener un acceso único, que es www.gov.co. La meta es que todos los trámites de las 6.200 entidades del Estado tienen que hacerse a través de este portal, entrando ahí, usted canaliza en una ventanilla única estatal; ese es un tema muy relevante. El objetivo es que sea el único canal de acceso del ciudadano a la información y servicios del Estado. La única ventanilla a través de la cual usted puede acceder para adelantar trámites en Colombia.

¿Todos los centenares de ventanillas que existen en Colombia, para trámites, consultas, pagos, se eliminan? ¿Todo eso ahora será digital?

Así es. Habrá una sola ventanilla, pero digital. Hay una entidad clave, la Agencia Nacional Digital. Habrá acceso a través de ella a toda la administración.

¿Son propósitos o son decisiones?

Son decisiones administrativas, esto es ya; no es una promesa apara el futuro, es una consolidación de un nuevo Estado absolutamente digital que tiene tres conceptos: uno, vincular a los jóvenes, a los ‘millennials’ a la administración pública. Dos, que las entidades del Estado se hablen entre sí. No es posible que las entidades de un mismo sector no se hablen entre sí y le pidan al ciudadano los mismos documentos e información que el Estado ya tiene, ¡eso es absurdo! Buscamos que las entidades hablen entre ellas. Esto se traduce en que no se le pida a un ciudadano un documento que ya reposa en una base de datos del Estado, básicamente es no poner al ciudadano de mensajero del Estado, que es lo que hoy pasa. Y tercero, la carpeta ciudadana. El señor X tendrá en la administración pública una carpeta de los trámites. En la Dian, en el registro automotor, en aduanas, en Cancillería, en la Policía, etc. Habrá carpeta ciudadana.

¿Cómo así? ¿Se trata de reducir trámites o de aumentarlos con documentos nuevos?

No. La carpeta ciudadana es un expediente digital, el que lo debe tener no es el ciudadano, sino el Estado. Es el registro de todas las acciones que hace un ciudadano con la administración pública. Es un expediente electrónico. Todo, para que las entidades no pongan al ciudadano a correr por todas partes. Todos estos trámites debe hacerlos el Estado, no el ciudadano. Por ejemplo, si usted pide el Registro Único Tributario, lo hacen ir a la Dian, ahora este se podrá hacer electrónico sin cita de la Dian.

¿Y en materia de autenticaciones?

A partir de ahora habrá firma digital. Solo la tiene la Dian básicamente para firmar una declaración de renta digitalmente. En adelante el decreto ordena que todas las entidades la tengan.

¿Qué otro trámite se elimina?

En el Estado existen los empleados públicos y las personas naturales que contratan con el Estado; esas personas hoy tienen que imprimir una planilla de pago de parafiscales y entregarla físicamente al Estado; ya no será así, para esos 200.000 colombianos que contratan con el Estado, este valida esa planilla, se acabó el papel. Llegó la hora del ‘cero papel’ en la administración pública, todo será comunicación digital. Para los ciudadanos se acaba la tortura por todo tipo de pagos y consultas.

¿Qué otros casos hay de trámites innecesarios?

Intervenimos en forma integral la licencia de urbanismo y construcción, con la estandarización de los trámites ambientales, de las curadurías y la digitalización de los trámites notariales. En unas de las reuniones con gremios, por ejemplo Camacol nos dijo que teníamos que poner a hablar a la Superintendencia de Notariado y Registro con los curadores urbanos, con la empresa de acueducto, con el IDU, la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (Uaesp), para que el trámite de licencias de urbanismo y construcción sea eficiente; se eliminan pasos innecesarios. En el país no hay planos, no hay mapas, no hay registros catastrales.

¿Y qué se hará en este campo?

Es inaplazable la modernización del Estado y establecer catastros eficientes como Catastro Barranquilla, que funciona óptimamente; es un catastro que implica tener registros topográficos como toca, un catastro que invitó a los barranquilleros a registrar sus propiedades; está el Catastro Bogotá, que hoy hace catastro hasta con drones; Ibagué está lista con la habilitación de catastros.

Esta reforma ahorrará 219.000 millones de pesos en tres años. Reflejados en lo que se ahorra el ciudadano en desplazamientos, en tiempos de espera, en pago de correspondencia, en impresión y copias

¿Y el catastro rural que no existe?

Vamos a modernizar el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. El servicio catastral es un servicio público que debe modernizarse y la idea es que las 32 ciudades capitales actualicen sus catastros.

¿Cuál considera que es la entidad más difícil de modernizar?

Las corporaciones autónomas. Es un tema absolutamente crítico y desafiante, pero vamos a comprometerlas para que tengan trámites únicos. Y lo que establece el decreto ley es que los trámites que hagan las corporaciones autónomas tienen que estar inscritos en el sistema que le he dicho, porque les vamos a generar formularios únicos, y así la corporación de Nariño hará el mismo trámite que la CAR de Cundinamarca o Boyacá, en el plazo que se establezca. La autonomía debe servir para hacer más eficiente al Estado, no para complicarlo.

¿Para el ciudadano, la modernización, la digitalización, será gratis?

Sí. Ningún organismo o entidad pública, nacional o departamental podrá cobrar por la realización de sus funciones. No se puede trasladar al ciudadano el costo de esa modernización, de la digitalización. Las autoridades no podrán incrementar las tarifas o hacer cobros por efectos de automatización. El objetivo fundamental del decreto es eliminar las colas, las filas, facilitarle al ciudadano sus relaciones con el Estado. Se digitaliza el país y se evitan los abusos por parte del servidor público. Eliminamos procesos, procedimientos y trámites innecesarios que generan barreras para los ciudadanos. Quiero resaltar que la digitalización conlleva eficiencia y transparencia en la administración pública. Estamos hablando de servidores públicos solucionadores de problemas, no causadores de problemas, es facilitarle la vida al ciudadano, que es el que nos paga el sueldo.

¿Y qué hacer para lograr una justicia eficiente, sin tantos trámites?

La digitalización, como lo señalé, traerá una modernización y servicios eficientes en toda la administración pública, incluida la Rama Judicial.

¿Usted ha ido alguna vez a un juzgado?

Sé a qué se refiere. Todos esos archivos y documentos de los juzgados tienen que digitalizarse. Estamos dando un paso gigante.

¿Y con qué recursos?

¿Sabe cuánto le ahorra al Estado este proceso de eliminación de trámites? Se tiene proyectada que esta reforma ahorrará 219.000 millones de pesos en tres años. Reflejados en lo que se ahorra el ciudadano en desplazamientos, en tiempos de espera, en pago de correspondencia, en impresión y copia de documentos. Vamos a tener una administración pública mucho más eficaz, mucho más eficiente.

YAMID AMAT Héctor Fabio Zamora / EL TIEMPO
Especial para EL TIEMPO